L’onboarding est une étape clé dans la vie du collaborateur et les chiffres démontrent que 58% des personnels qui quittent l’entreprise pendant leur période d’essai partent à cause de leur mauvaise intégration ou du manque d’attention portée à leur arrivée et à la méconnaissance de l’entreprise.
Dans un monde où la technologie redéfinit sans cesse nos méthodes de travail, l'onboarding traditionnel ne suffit plus. Les Directeurs des Ressources Humaines et des pôles Learning & Développement sont constamment à la recherche de solutions innovantes pour améliorer l'expérience d'intégration.
Dans un groupe aux sites dispersés en France comme à l’étranger, cet exercice reste difficile à organiser en présentiel pour réunir “VP” et nouveaux arrivants en 1 seul lieu, sur une seule date, et parfois pour des interventions de courte durée.
L’occurrence de ces évènements sont également un sujet de réflexion pour conjuguer agendas, organisation et maitrise du budget. Le métavers, avec toutes ses fonctionnalités, s’impose comme un moyen innovant et efficace pour cette étape importante et décisive de la vie du collaborateur.
Définir votre première expérience en tant “qu’expérimentation”
Cette approche est nouvelle, à la fois pour vos participants et bien souvent pour l’entreprise. C’est aussi un moyen de repenser ses modes d’animations et les sujets à aborder au cours de l’exercice. Conduire une expérimentation vous permet d’impliquer vos équipes : salariés et responsables du Learning sont directement parties prenantes et pro-actifs de ces changements. C’est aussi, lors de la réunion de cadrage, l'opportunité de définir précisément les contours de votre projet Il sera alors possible de mieux définir vos objectifs et d’envisager toutes les possibilités d’animations pédagogiques dans un format dirigé ou interactif, impliquant les participants, dans l’univers mis à votre disposition.
C'est la flexibilité et l’alternance des séquences pédagogique qui permet de recréer toutes les interactions et animations du présentiel, mais c’est surtout le moyen de recréer un “sentiment de présence” et du temps pour Networker.
La clé du succès : une organisation rodée
Le digital suppose également une planification et une organisation pointue de l'événement. Il est important de s’entrainer à l'ensemble du déroulement de l’évènement “à blanc”, pour garantir une expérience sans accroc.Il faut tester les modalités pratiques, la durée et la répartition du temps et les salles adaptées aux activités. Comme pour en présentiel, la durée conditionne les modalités et respectivement.
C'est aussi au cours de la phase de planification que vous définirez clairement les rôles et les interventions de chacun, permettant ainsi d’intégrer et de fédérer tous les sponsors. C'est également le moment de se coordonner avec votre équipe Informatique, pour s'assurer que toutes les autorisations de sécurité sont en place pour garantir la meilleure expérience le Jour J.
Lutter contre les idées reçues
“Les “VP” ne vont pas se prêter au jeu, l’approche technique risque d’être trop complexe et ils n’auront pas le temps de créer leur Avatar ». C’est tout le contraire !
Notre expérience montre que ce sont les premiers à promouvoir la solution et qu’ils jouent un grand rôle dans l’adhésion. Un accompagnement dédié individuel pour rentrer dans l’univers, créer leur avatar et savoir prendre la parole garantissent une prise en main efficace. Ils peuvent également être assistés tout au long de l’évènement, pouvant ainsi se concentrer sur leur prise de parole et répondre aux questions des participants en toute spontanéité, confirmant ainsi le sentiment de “présence” que permet le métavers.
S'approprier les animations et les modalités gagnantes
Le métavers requestionne l’approche pédagogique et permet de replacer les objectifs au cœur du dispositif. C’est un moment privilégié pour “se réinventer” en matière d’animation et innover, à l’image de l’univers dans lequel les participants seront plongés pour répondre à l’attente forte que soulève ce type d’expérimentation.
Personnaliser les espaces pour une meilleure implication des participants
Personnaliser l’univers afin de refléter l'identité de votre entreprise devient facile et possible. C'est à travers l'intégration de votre charte graphique, de votre logo, de vos couleurs, et même d'éléments visuels au sein de l'espace que les participants pourront s’identifier et se reconnaître en tant que membres de la même organisation. Le rôle des avatars bots paramétrables configurés préalablement renforce la notion d’identité et facilite la communication auprès des participants. C’est également une opportunité pour délivrer des messages institutionnels, informatifs, ou tout simplement des consignes en salles de sous-commission. Un complément “d’animateurs parfaits”, capables de délivrer le même message qui renforce la notion de “socle commun”.
Organiser une communication gagnante
C’est le moment clé pour donner corps au projet. Au-delà des aspects logistiques qui ne laissent pas place à l’improvisation, la teneur des messages pour vos participants reste une étape décisive de leur engagement. Tutos et mini guides peuvent accompagner les messages pour faciliter la prise en main par ceux qui auraient besoin d’assistance.
C’est également la communication aval qui entérine le succès. Relais internes, réseaux sociaux et témoignages donnent de l’envergure et permettent de pérenniser l’expérience.
